Como digitalizar seus documentos mais importantes

Embora esta semana seja o Dia Mundial do Backup, normalmente √© comemorado mais pelos fabricantes de discos r√≠gidos e pelos servi√ßos de armazenamento de dados, isso deve lembrar as pessoas de fazer backup de seus arquivos. Mas mesmo se voc√™ j√° estiver fazendo backup de seus arquivos digitais, voc√™ tem um plano de backup para os documentos e fotos exclusivos que voc√™ possui apenas em papel, como certid√Ķes de nascimento e licen√ßas de casamento?

A digitalização de cópias de seus documentos pessoais cria um arquivo digital que também pode ser usado como backup, especialmente se você tiver os arquivos protegidos por senha e armazenados em um local seguro. E mesmo se você não tiver um scanner de documentos, poderá criar seu próprio arquivo pessoal com um smartphone, alguns aplicativos e um pouco de tempo. Aqui está um guia para você começar:

Etapa 1: mantenha-se organizado

Re√ļna todos os documentos que voc√™ deseja digitalizar. Al√©m dos arquivos vitais, consulte outros documentos que voc√™ armazenou ao longo dos anos e talvez queira compartilhar, como cartas antigas, certificados, diplomas, recortes de jornais, fotos de fam√≠lia e outras mem√≥rias de mem√≥rias. (Lembre-se de que, embora c√≥pias eletr√īnicas de certos documentos n√£o sejam adequados para uso oficial, voc√™ pode us√°-las para refer√™ncia r√°pida.)

A digitalização de uma grande pilha de documentos é repetitiva, mas é feita mais rapidamente quando você organiza a pilha e trabalha em um espaço bem iluminado e limpo.

Etapa 2: use um scanner (se você tiver um)

Voc√™ possui uma impressora que foi vendida como um dispositivo “multifuncional”, mas nunca a usou para nada al√©m de uma impress√£o? Procure o manual de opera√ß√£o, pois seu dispositivo tamb√©m pode estar digitalizando e fotocopiando. Pode ser necess√°rio instalar o software utilit√°rio ou encontrar a fun√ß√£o de digitaliza√ß√£o nas configura√ß√Ķes do sistema do seu computador.

Depois de instalado, abra a tampa da digitalização na parte superior da impressora e coloque o documento ou a foto original com a face para baixo. Feche a tampa e selecione Digitalizar na impressora ou na tela do computador para criar o arquivo digital.

Etapa 3: digitalizar com um aplicativo móvel

Se voc√™ n√£o possui o scanner, seu smartphone pode ajudar. Basta navegar na sua loja de aplicativos e baixar um aplicativo de digitaliza√ß√£o m√≥vel. Esses aplicativos usam a c√Ęmera do seu telefone para tirar uma foto da p√°gina. Esta imagem √© armazenada como um arquivo PDF ou JPG no seu telefone ou em um site de armazenamento online. Leia a pol√≠tica de privacidade do aplicativo primeiro, para saber onde eles est√£o armazenados e quem est√° gerenciando seus dados.

O Wirecutter, um site de an√°lise de produtos do New York Times, recomenda alguns aplicativos de digitaliza√ß√£o para dispositivos Android e iOS, incluindo o Adobe Scan, que requer uma conta gratuita do Adobe Document Cloud. O Dropbox e o Evernote tamb√©m oferecem fun√ß√Ķes de digitaliza√ß√£o em seus aplicativos. Para documentos, √© o seu ID, por exemplo, um aplicativo que mant√©m seus arquivos no telefone (como o Piksoft TurboScan Pro de US $ 5 para Android e iOS) pode oferecer mais seguran√ßa.

Etapa 4: digitalize fotos antigas com seu telefone

Alguns scanners de documentos tamb√©m podem tirar fotos, o que √© √ļtil se voc√™ estiver tentando copiar impress√Ķes antigas para um √°lbum antigo. Ou voc√™ pode tirar uma foto da imagem com a c√Ęmera do telefone e usar as ferramentas de edi√ß√£o de fotos para aprimorar a imagem.

Para impress√Ķes antigas desbotadas, um aplicativo que usa intelig√™ncia artificial para registrar, limpar e corrigir cores pode ajudar. O PhotoScan do Google Fotos, gratuito para Android e iOS, √© uma op√ß√£o. O nome semelhante do Photomyne Photo Scan para Android e iOS tamb√©m usa algoritmos de edi√ß√£o de fotos e possui uma vers√£o gratuita limitada – a vers√£o completa custa US $ 10 por m√™s com maior qualidade de imagem e outros recursos.

Etapa 5: proteger e proteger seus arquivos

Os ladr√Ķes de identidade est√£o sempre em busca de informa√ß√Ķes pessoais; portanto, a prote√ß√£o por senha dos seus arquivos adiciona um n√≠vel de seguran√ßa. A maioria dos sistemas operacionais de computadores inclui ferramentas para bloquear pastas e os programas de criptografia comercial s√£o outra op√ß√£o. Programas de edi√ß√£o de PDF, como o Adobe Acrobat DC, tamb√©m incluem uma op√ß√£o de senha.

Se você deseja manter os documentos online com o Dropbox ou serviço similar, criptografe-os antes de fazer o download. Você também pode salvar seus arquivos em uma unidade flash criptografada em um local seguro.

Espero que você nunca precise procurar no seu arquivo digital algo sério. Mas, ao criar seu arquivo pessoal, você pode garantir que haja cópias dos seus documentos quando precisar deles.