As 10 principais dicas para maximizar o desempenho no Microsoft Outlook

Hoje √© dia de dica, para quem come√ßa e termina o dia com o Microsoft Outlook √© o dia de sorte. Com centenas de milh√Ķes de usu√°rios em todo o mundo usando o Outlook, existem milh√Ķes de maneiras diferentes de acelerar o programa. Abaixo, apresentamos 10 de nossas dicas e truques favoritos para maximizar a produtividade e aprimorar o uso eficiente desse programa cr√≠tico.

Microsoft Outlook

  1. Organize seus e-mails em pastas

Se voc√™ deseja simplificar o uso do seu email, este √© o primeiro passo √≥bvio. Mas tamb√©m pode ser o mais √ļtil, especialmente se voc√™ tiver uma caixa de entrada cheia. Al√©m disso, a organiza√ß√£o de emails em um sistema de arquivos f√°cil de navegar far√° com que voc√™ veja uma grande diferen√ßa – economizando muito tempo em compara√ß√£o com a pesquisa em milhares de emails antigos. Al√©m disso, uma navega√ß√£o f√°cil no sistema de pastas o motivar√° a lidar com cada email quando voc√™ o receber, em vez de adi√°-lo constantemente para mais tarde.

  1. Aproveite os modelos de email f√°ceis de usar do Outlook

Se você estiver compondo o mesmo tipo de mensagem repetidamente, salve um dos emails como modelo para poder usá-lo rapidamente no futuro. Vá para Arquivo> Salvar como…> Modelo do Outlook (Arquivo> Salvar como…> Modelo do Outlook) e clique em Itens> Selecionar Formulário…> Modelos de Usuário (Itens> Escolha Formulário…> Modelos de Usuário) quando você está pronto para usar o formulário que salvou.

  1. Salve e-mails importantes, eventos da agenda e anota√ß√Ķes como arquivos na √°rea de trabalho

Isso não apenas ajuda a otimizar sua entrada, mas também permite que você acesse mensagens e eventos críticos ainda mais rapidamente. Basta arrastar um email, uma entrada do diário ou outra nota para a área de trabalho ou pasta, ou clique em Arquivo> Salvar como se desejar salvá-lo em um formato de arquivo específico. Em seguida, quando desejar acessar o email, clique duas vezes nele e ele será aberto automaticamente no Outlook.

  1. Agendar uma entrega de email

Deseja enviar uma mensagem agora, mas envi√°-la mais tarde? O Outlook facilita. Escreva seu e-mail e v√° para Op√ß√Ķes> Atraso na entrega> N√£o entregar antes e defina a hora e a data em que deseja que ele seja enviado.

  1. Mostrando emails como conversas

Esse recurso ajuda a facilitar a leitura desses e-mails longos, exibindo todas as mensagens conectadas em uma visualização de bate-papo. E é fácil de ativar Рbasta clicar em Exibir> Mostrar como Conversas.

  1. Abra o Outlook na Web

O Outlook 2013, Office 365 e outras vers√Ķes modernas do programa transferem grande parte da infraestrutura de email / calend√°rio / contato para uma exibi√ß√£o baseada na Web, acess√≠vel a partir de qualquer dispositivo. O aplicativo Enviar email da Microsoft para smartphones facilita ainda mais o envio de anota√ß√Ķes r√°pidas entre parceiros, enquanto todas as comunica√ß√Ķes s√£o inseridas no hist√≥rico do Microsoft Outlook para facilitar o arquivamento e o acesso.

  1. Confie nas frases para criar um evento da agenda

Em vez de rolar o calend√°rio para selecionar uma data espec√≠fica para um compromisso ou reuni√£o, digite frases como “pr√≥ximo s√°bado” ou “daqui a duas semanas” no campo de data e deixe o Outlook fazer o resto.

  1. Excluir e-mails de remetentes específicos

Embora a prote√ß√£o real contra email possa ser melhor analisada pelos consultores de TI, simplesmente afirmamos que voc√™ pode executar a√ß√Ķes espec√≠ficas para bloquear emails indesejados. Clique em In√≠cio> Op√ß√Ķes de lixo eletr√īnico e, na nova janela exibida, voc√™ pode especificar quais remetentes (e at√© quais pa√≠ses) desejam ser exclu√≠dos como conte√ļdo indesejado.

  1. Confie em notas adesivas para lembretes r√°pidos

Pressione Ctrl + Shift + N de qualquer lugar na interface do Outlook para criar uma nova anotação que você pode arrastar e soltar em qualquer lugar da tela. Isso é ideal para tarefas rápidas que não precisam ser inseridas manualmente no seu calendário.

  1. Personalize as notifica√ß√Ķes da √°rea de trabalho para receber apenas as mensagens mais cr√≠ticas

Se uma notifica√ß√£o aparecer sempre que uma mensagem chegar na sua caixa de entrada, voc√™ provavelmente n√£o prestar√° aten√ß√£o nas notifica√ß√Ķes. Mas voc√™ tamb√©m n√£o deseja perder emails importantes; primeiro, desative as notifica√ß√Ķes da √°rea de trabalho em Arquivo> Op√ß√Ķes> Op√ß√Ķes de email e crie uma regra de notifica√ß√£o personalizada apenas para emails que lhe enviam contatos espec√≠ficos.