Hoje é dia de dica, para quem começa e termina o dia com o Microsoft Outlook é o dia de sorte. Com centenas de milhões de usuários em todo o mundo usando o Outlook, existem milhões de maneiras diferentes de acelerar o programa. Abaixo, apresentamos 10 de nossas dicas e truques favoritos para maximizar a produtividade e aprimorar o uso eficiente desse programa crítico.
- Organize seus e-mails em pastas
Se você deseja simplificar o uso do seu email, este é o primeiro passo óbvio. Mas também pode ser o mais útil, especialmente se você tiver uma caixa de entrada cheia. Além disso, a organização de emails em um sistema de arquivos fácil de navegar fará com que você veja uma grande diferença – economizando muito tempo em comparação com a pesquisa em milhares de emails antigos. Além disso, uma navegação fácil no sistema de pastas o motivará a lidar com cada email quando você o receber, em vez de adiá-lo constantemente para mais tarde.
- Aproveite os modelos de email fáceis de usar do Outlook
Se você estiver compondo o mesmo tipo de mensagem repetidamente, salve um dos emails como modelo para poder usá-lo rapidamente no futuro. Vá para Arquivo> Salvar como…> Modelo do Outlook (Arquivo> Salvar como…> Modelo do Outlook) e clique em Itens> Selecionar Formulário…> Modelos de Usuário (Itens> Escolha Formulário…> Modelos de Usuário) quando você está pronto para usar o formulário que salvou.
- Salve e-mails importantes, eventos da agenda e anotações como arquivos na área de trabalho
Isso não apenas ajuda a otimizar sua entrada, mas também permite que você acesse mensagens e eventos críticos ainda mais rapidamente. Basta arrastar um email, uma entrada do diário ou outra nota para a área de trabalho ou pasta, ou clique em Arquivo> Salvar como se desejar salvá-lo em um formato de arquivo específico. Em seguida, quando desejar acessar o email, clique duas vezes nele e ele será aberto automaticamente no Outlook.
- Agendar uma entrega de email
Deseja enviar uma mensagem agora, mas enviá-la mais tarde? O Outlook facilita. Escreva seu e-mail e vá para Opções> Atraso na entrega> Não entregar antes e defina a hora e a data em que deseja que ele seja enviado.
- Mostrando emails como conversas
Esse recurso ajuda a facilitar a leitura desses e-mails longos, exibindo todas as mensagens conectadas em uma visualização de bate-papo. E é fácil de ativar – basta clicar em Exibir> Mostrar como Conversas.
- Abra o Outlook na Web
O Outlook 2013, Office 365 e outras versões modernas do programa transferem grande parte da infraestrutura de email / calendário / contato para uma exibição baseada na Web, acessível a partir de qualquer dispositivo. O aplicativo Enviar email da Microsoft para smartphones facilita ainda mais o envio de anotações rápidas entre parceiros, enquanto todas as comunicações são inseridas no histórico do Microsoft Outlook para facilitar o arquivamento e o acesso.
- Confie nas frases para criar um evento da agenda
Em vez de rolar o calendário para selecionar uma data específica para um compromisso ou reunião, digite frases como “próximo sábado” ou “daqui a duas semanas” no campo de data e deixe o Outlook fazer o resto.
- Excluir e-mails de remetentes específicos
Embora a proteção real contra email possa ser melhor analisada pelos consultores de TI, simplesmente afirmamos que você pode executar ações específicas para bloquear emails indesejados. Clique em Início> Opções de lixo eletrônico e, na nova janela exibida, você pode especificar quais remetentes (e até quais países) desejam ser excluídos como conteúdo indesejado.
- Confie em notas adesivas para lembretes rápidos
Pressione Ctrl + Shift + N de qualquer lugar na interface do Outlook para criar uma nova anotação que você pode arrastar e soltar em qualquer lugar da tela. Isso é ideal para tarefas rápidas que não precisam ser inseridas manualmente no seu calendário.
- Personalize as notificações da área de trabalho para receber apenas as mensagens mais críticas
Se uma notificação aparecer sempre que uma mensagem chegar na sua caixa de entrada, você provavelmente não prestará atenção nas notificações. Mas você também não deseja perder emails importantes; primeiro, desative as notificações da área de trabalho em Arquivo> Opções> Opções de email e crie uma regra de notificação personalizada apenas para emails que lhe enviam contatos específicos.
